Datenvermeidung und Datensparsamkeit

1. Welche Daten wir verarbeiten

1.1 Besuch unserer Website und Nutzung der Web-App

Beim Aufruf unserer Website und Web-App werden automatisch Server-Logfiles gespeichert, z.B.:

• IP-Adresse (ggf. gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite/URL
• Browsertyp und Betriebssystem (User-Agent) Diese Daten sind technisch erforderlich, um unsere Website sicher und stabil zu betreiben und Angriffe erkennen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse). Server-Logfiles werden in der Regel spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

Wir setzen lediglich technisch notwendige Cookies ein (z.B. Session-Cookies für den Login). Tracking- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht.

1.2 Kundendaten und Vertragsabwicklung

Für Registrierung, Vertrag, Abrechnung und Support verarbeiten wir insbesondere:

• Name und ggf. Organisation
• Anschrift / Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer
• Vertragsdaten (Tarif, Laufzeit)
• Rechnungs- und Zahlungsdaten Diese Daten benötigen wir, um PsyCalc bereitzustellen, Verträge zu erfüllen, Rechnungen zu stellen und Support zu leisten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. steuer- und handelsrechtlich) können eine Speicherung von bis zu 10 Jahren erfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen und PsyCalc nicht bereitstellen.

Für diese Verarbeitung sind wir selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie erfolgt nicht im Auftrag unserer Kunden und ist daher nicht Gegenstand des Auftragsverarbeitungsvertrages, den wir für die Nutzerverwaltung mit Ihnen schließen.

1.3 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Formular oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z.B. Name, Kontaktdaten, Inhalte der Anfrage) zur Bearbeitung und Beantwortung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation). Die Daten löschen wir, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

1.4 Keine Serververarbeitung sensibler Test- und Patient:innendaten

• Testergebnisse sowie Patient:innendaten werden ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet (Client-Side Processing). Es findet kein Transfer dieser sensiblen Daten zu unseren Servern statt.
• Im Rahmen der Nutzung der Web-App sind diese Daten für uns technisch nicht einsehbar. Sie sind nicht Teil unserer Serververarbeitung und nicht Gegenstand unseres Auftragsverarbeitungsvertrages.
• Ein Fernzugriff auf Ihre Systeme oder Endgeräte findet nicht statt.
• Unterlagen, die Sie uns zur Bearbeitung einer Supportanfrage übermitteln, bitten wir zuvor von Identifikationsmerkmalen zu befreien. Enthalten sie dennoch personenbezogene Daten, verwenden wir sie ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und löschen sie unverzüglich nach deren Abschluss. Die Speicherung, Sicherung und Löschung dieser sensiblen Daten liegt ausschließlich in Ihrer Verantwortung (z. B. lokale Speicherung, Praxis-/Klinik-Informationssysteme).

2. Webanalyse mit OpenPanel (cookie-frei)

Zur anonymen, cookie-freien Analyse der Nutzung unserer Website und der Web-App setzen wir das Analysetool OpenPanel des Anbieters Coderax AB, Schweden, ein.

Dabei werden insbesondere pseudonymisierte Nutzungsdaten verarbeitet, etwa:

• aufgerufene Seiten und Funktionen
• Klickpfade und Ereignisse (Events)
• Sitzungsdauer und einfache technische Informationen (z.B. Browsertyp) Dabei gilt:
• OpenPanel verwendet keine Cookies
• es werden keine personenbezogenen Profile erstellt
• die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU; es gibt keine Drittstaatentransfers Wir nutzen diese Auswertungen ausschließlich zur Verbesserung von Stabilität, Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang von PsyCalc (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an Statistik und Produktverbesserung).

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für Betrieb und Weiterentwicklung von PsyCalc setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, beispielsweise für:

• Hosting und Datenbankbetrieb
• Monitoring und Fehleranalyse
• Versand von System- und Transaktionsmails
• E-Mail-Kommunikation und Support
• cookie-freie Webanalyse
• Buchhaltung/Zahlungsabwicklung

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge, die insbesondere Vertraulichkeit, Datensicherheit und Löschungspflichten regeln. Sämtliche Dienstleister verarbeiten die Daten innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

4. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen:

• Server-Logfiles: maximal 30 Tage, anschließend Löschung oder Anonymisierung, sofern kein Sicherheitsvorfall vorliegt.
• Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: in der Regel 10 Jahre gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Support-Korrespondenz: in der Regel 1 Jahr nach Abschluss des Vorgangs.
• Unterlagen aus Supportanfragen, die entgegen unserer Bitte personenbezogene Daten enthalten: Löschung unverzüglich nach Abschluss der Anfrage, spätestens nach 30 Tagen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht ausnahmsweise länger zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Test- und Patient:innendaten speichern wir grundsätzlich nicht auf unseren Servern.

5. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte nach der DSGVO:

• Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
• Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Das betrifft die Server-Logfiles nach Ziffer 1.1 und die Webanalyse nach Ziffer 2.

Die Ausübung dieser Rechte ist grundsätzlich kostenfrei; wir beantworten entsprechende Anfragen in der Regel innerhalb eines Monats.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die unten genannte verantwortliche Stelle wenden. Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

6. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Auswertung psychologischer Testverfahren erfolgt ausschließlich lokal in Ihrem Browser und trifft keine Entscheidung über betroffene Personen; die diagnostische Bewertung liegt bei der fachkundigen Anwenderin oder dem fachkundigen Anwender.

7. Datensicherheit

Unsere Anwendungs- und Datenbankserver werden in Deutschland betrieben; das Rechenzentrum unseres Hosting-Dienstleisters ist nach ISO 27001 zertifiziert. Alle Verbindungen sind per TLS/HTTPS verschlüsselt.

Zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen zählen insbesondere:

• rollenbasiertes Berechtigungskonzept
• gesicherte Administratorenzugänge
• Anmeldung über ein einmalig gültiges, zeitlich befristetes Einmalpasswort
• Firewalls und Virenschutz
• regelmäßige Backups und Wiederherstellungstests
• physische Sicherheitsmaßnahmen und Zutrittskontrollen im Rechenzentrum

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unser Dienst, die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter:

https://www.psycalc.de/rechtliches/datenschutz

Stand: 07/2026

Verantwortliche Stelle

PsyCalc UG (haftungsbeschränkt)
Lotzestr. 5 , 37083 Göttingen, Deutschland

Vertreten durch: Geschäftsführer Timo de Vries

E-Mail: datenschutz@psycalc.de