Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner, Rangfolge

  1. Diese AGB gelten für Verträge über die Nutzung der Software „PsyCalc" zwischen der PsyCalc UG (haftungsbeschränkt), Lotzestr. 5, 37083 Göttingen (Anbieter) und Kunden, die Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind (insbesondere Kliniken, MVZ, Praxen, Ausbildungs- und Weiterbildungsinstitute, öffentliche Einrichtungen). Mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB schließt der Anbieter keine Verträge. Der Kunde bestätigt bei der Bestellung, dass er den Vertrag zu Zwecken seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit oder in Ausübung öffentlicher Aufgaben schließt.
  2. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder die Leistung erbringt. Sie gelten nur, soweit der Anbieter ihnen in Textform zustimmt.
  3. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (a) individuelle Vereinbarungen der Parteien, insbesondere Angebot und Auftragsbestätigung, (b) der Auftragsverarbeitungsvertrag, der in datenschutzrechtlichen Fragen vorgeht, (c) diese AGB, (d) die Leistungs- und Tarifbeschreibung.

§ 2 Leistungen und Nutzungsrecht

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Software „PsyCalc" zur Auswertung psychologischer Testverfahren als SaaS-Lösung über das Internet zur Verfügung. Die Leistung umfasst die jeweils aktuelle Softwareversion, die erforderliche Rechenleistung, Speicherplatz und Datensicherung auf Servern innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.
  2. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software im vereinbarten Umfang über einen aktuellen Webbrowser zu nutzen. Weitergehende Rechte werden nicht eingeräumt.
  3. Nicht geschuldet sind die Datenverbindung vom Kunden bis zur Software sowie die Endgeräte und die Systemumgebung des Kunden.

§ 3 Vertragsschluss und Bestellwege

  1. Angebot (Direktbestellung). Auf Anfrage erstellt der Anbieter ein individuelles Angebot in Textform (z. B. E-Mail, PDF). Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot innerhalb der darin genannten Frist in Textform annimmt oder eine Bestellung auf dieser Grundlage abgibt. Die Vertragsparameter (Tarif, Preis, Vertragsbeginn, Nutzeranzahl, weitere Konditionen) ergeben sich aus dem Angebot.
  2. Checkout. Mit dem Durchlaufen des Online-Bestellprozesses gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Vor Abgabe der Bestellung kann er seine Eingaben prüfen und korrigieren. Der Anbieter bestätigt den Zugang der Bestellung unverzüglich elektronisch; der Vertrag kommt mit der Auftragsbestätigung in Textform zustande.
  3. Diese AGB und der Auftragsverarbeitungsvertrag gelten in der jeweils im Bestellvorgang bereitgestellten Fassung und werden mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrages. Der Kunde kann beide Dokumente vor Abgabe der Bestellung abrufen, speichern und ausdrucken; mit dem Absenden der Bestellung erklärt er sein Einverständnis mit ihrer Einbeziehung. Der Anbieter stellt beide Dokumente mit der Auftragsbestätigung in speicherbarer Form zur Verfügung.

§ 4 Testphase

  1. Bei Registrierung über die Website kann der Kunde einmalig je Organisation eine kostenfreie Testphase von 14 Tagen nutzen, sofern diese auf der Website angeboten wird. Der Funktionsumfang kann gegenüber einem gebuchten Tarif eingeschränkt sein; Einzelheiten ergeben sich aus der Beschreibung auf der Website.
  2. Die Testphase endet automatisch nach Ablauf der 14 Tage. Ein kostenpflichtiger Tarif entsteht nur durch eine aktive Bestellung nach § 3. Eine weitere Testphase derselben Organisation setzt eine Vereinbarung in Textform voraus.
  3. Bei missbräuchlicher wiederholter Inanspruchnahme, insbesondere durch künstlich angelegte E-Mail-Adressen oder die Umgehung technischer Beschränkungen, kann der Anbieter Zugänge sperren und Testkonten löschen. Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

§ 5 Ausbildungstarif

  1. Der vergünstigte Tarif für Personen in psychotherapeutischer Aus- oder Weiterbildung steht ausschließlich natürlichen Personen offen, die ihre ambulanten Behandlungsstunden in Instituts- oder Lehrpraxen als selbständige Tätigkeit erbringen und dabei als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handeln. Der Anbieter kann geeignete Nachweise vor Vertragsschluss und während der Vertragslaufzeit anfordern.
  2. Eine Nutzung durch Organisationen (Praxen, MVZ, Kliniken) ist unzulässig. Ausbildungs- und Weiterbildungsinstitute können den Tarif für ihre Kandidatinnen und Kandidaten als Organisationsvertrag erwerben und bereitstellen.
  3. Bei unberechtigter Registrierung oder Nutzung kann der Anbieter die Nutzung bis zur Vorlage eines Nachweises sperren und den Vertrag außerordentlich kündigen. Für bereits erbrachte Leistungen bleibt die Vergütung zum regulären Tarif geschuldet; weitergehende Ansprüche bleiben unberührt.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

  1. Vertragsbeginn und erste Laufzeitperiode ergeben sich bei Direktbestellungen aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung, im Checkout aus den Angaben im Bestellprozess und der Auftragsbestätigung.
  2. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
  3. Kündigungsfristen:
    • Direktbestellung: beide Parteien können mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragsperiode in Textform kündigen.
    • Checkout: der Kunde kann bis zum letzten Tag der laufenden Vertragsperiode über die Kündigungsfunktion im Account oder in Textform kündigen; die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden Vertragsperiode. Für den Anbieter gilt eine Frist von einem Monat zum Ende der Vertragsperiode.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit fälligen Zahlungen in nicht unerheblichem Umfang in Verzug ist und trotz Mahnung und angemessener Fristsetzung nicht leistet, oder wenn er nachhaltig gegen § 10 verstößt.
  5. Bei höherer Gewalt ruht die Leistungspflicht des Anbieters für deren Dauer. Dauert das Leistungshindernis länger als 30 aufeinanderfolgende Tage an, können beide Parteien den Vertrag in Textform außerordentlich kündigen.

§ 7 Vergütung, Preise und Zahlung

  1. Höhe der Vergütung, Abrechnungsperiode, Nutzerlimit, Zusatzleistungen und Vertragsbeginn ergeben sich im Checkout aus dem gewählten Tarif und der Auftragsbestätigung, bei Direktbestellungen aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung.
  2. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
  3. Der Anbieter stellt die Vergütung zu Beginn der jeweiligen Abrechnungsperiode in Rechnung. Die Zahlungsfrist beträgt 14 Tage ab Rechnungsdatum, sofern im Angebot, im Bestellprozess oder auf der Rechnung nichts Abweichendes angegeben ist.
  4. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Soweit rechtlich erforderlich oder vereinbart, stellt der Anbieter strukturierte elektronische Rechnungen nach den geltenden Vorgaben (z. B. EN 16931) aus.
  5. Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter Verzugszinsen nach § 288 BGB verlangen. Nach Mahnung mit angemessener Nachfrist in Textform kann er den Zugang zur Software sperren, bis der Rückstand beglichen ist; die Vergütungspflicht bleibt für diesen Zeitraum bestehen. Gerät der Kunde mit zwei aufeinanderfolgenden Zahlungen oder einem wesentlichen Teil davon in Verzug, kann der Anbieter nach Setzung einer angemessenen Nachfrist außerordentlich kündigen (§ 6 Abs. 4).
  6. Der Anbieter kann die Vergütung mit Wirkung zum Beginn einer Verlängerungsperiode anpassen. Er teilt die Anpassung mindestens acht Wochen vor Ende der laufenden Vertragsperiode in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall bis zum Ende der laufenden Vertragsperiode kündigen; kündigt er nicht, gilt die angepasste Vergütung für die Verlängerungsperiode. Innerhalb einer laufenden Vertragsperiode bleibt die vereinbarte Vergütung unverändert.

§ 8 Nutzer, Nutzerverwaltung und Zugang

  1. Der Kunde darf ausschließlich Mitarbeiter und vergleichbare Personen seiner Organisationseinheit (z. B. Abteilung einer Klinik, MVZ, Praxis) zur Nutzung berechtigen. Eine Nutzung durch Dritte außerhalb der Organisation des Kunden setzt die Zustimmung des Anbieters in Textform voraus.
  2. Das Nutzerlimit ergibt sich im Checkout aus der Tarifbeschreibung, bei Direktbestellungen aus dem Angebot. Ist die Zahl der berechtigten Nutzer nicht begrenzt, schaltet der Anbieter zunächst bis zu 35 aktive Nutzer frei; weitere Nutzer schaltet er auf Anfrage des Kunden innerhalb von fünf Werktagen frei. Die Staffelung dient der sorgfältigen Verwaltung und Löschung ausgeschiedener Nutzer und führt nicht zu zusätzlichen Kosten.
  3. Der Kunde nimmt die Nutzerverwaltung eigenständig in der Software vor. Er legt neue Nutzer nur im zulässigen Rahmen an, deaktiviert oder löscht nicht mehr berechtigte Nutzer unverzüglich und hält die Nutzerliste aktuell.
  4. Der Zugang erfolgt über die Angabe der E-Mail-Adresse auf der Login-Seite und ein jeweils einmalig gültiges, zeitlich befristetes Einmalpasswort. Der Kunde schützt die Zugänge und die zugehörigen E-Mail-Postfächer vor unbefugtem Zugriff; eine Weitergabe von Einmalpasswörtern ist untersagt. Sicherheitsvorfälle meldet der Kunde dem Anbieter unverzüglich.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung

  1. Der Anbieter stellt die Software im Jahresmittel mit einer Verfügbarkeit von 98 % bereit. Nicht als Ausfallzeit gelten Wartungsfenster nach Absatz 2 sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, insbesondere Störungen von Datenverbindungen außerhalb seines Verantwortungsbereichs. Eine unterbrechungsfreie Nutzung wird nicht zugesagt.
  2. Der Anbieter kann die Nutzung für Wartung, Sicherheitsupdates und Systemverwaltung einschränken oder unterbrechen. Planbare Arbeiten führt er außerhalb der Geschäftszeiten durch. Dringende Sicherheitsmaßnahmen kann er jederzeit durchführen.
  3. Der Anbieter entwickelt die Software weiter; Verbesserungen und Sicherheitsupdates stellt er automatisch bereit. Er kann Funktionen anpassen, soweit dies aus gesetzlichen Gründen, aus Gründen der IT-Sicherheit oder aufgrund der technischen Weiterentwicklung erforderlich und für den Kunden zumutbar ist. Der vereinbarte Leistungsumfang bleibt erhalten; wird er erheblich eingeschränkt, kann der Kunde den Vertrag außerordentlich kündigen. Ein Anspruch auf bestimmte künftige Funktionen oder Zeitpunkte besteht nicht.

§ 10 Nutzungsbeschränkungen

  1. Der Kunde darf die Software nicht
    • zu Spam, übermäßiger Last oder Angriffen nutzen,
    • mit Schadsoftware infizieren oder manipulieren,
    • dekompilieren, zurückentwickeln oder vervielfältigen,
    • Dritten überlassen, unterlizenzieren oder untervermieten,
    • Marken- oder Schutzrechtsvermerke entfernen.
  2. Gesetzliche Befugnisse des Kunden, insbesondere nach §§ 69d, 69e UrhG, bleiben unberührt.

§ 11 Support

  1. Der Anbieter bietet Support über die FAQ unter https://psycalc.de/hilfe-faq sowie per E-Mail und Telefon. Ein Anspruch besteht nur auf die jeweils tatsächlich angebotenen Supportleistungen.
  2. Der Anbieter führt keinen Fernzugriff auf Systeme oder Endgeräte des Kunden durch. Für Supportanfragen übermittelte Unterlagen (z. B. Testbögen, Auswertungen) sind vom Kunden vorab so zu bereinigen, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann.
  3. Meldet der Kunde einen Mangel, dessen Ursache er selbst zu vertreten hat, kann der Anbieter den Aufwand zu seinen jeweils gültigen Beratungspreisen berechnen, hilfsweise zu den üblichen und angemessenen Kosten einer solchen Leistung.

§ 12 Gewährleistung

  1. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen, soweit nachfolgend nichts anderes geregelt ist. Der Anbieter gewährleistet, dass die Software der bei Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung entspricht. Eine völlige Fehlerfreiheit sichert der Anbieter nicht zu; dies gilt auch für Testauswertungen. Eine Eignung für die betrieblichen Besonderheiten oder besonderen Zwecke des Kunden ist nicht geschuldet, soweit kein Beratungs- oder sonstiges Verschulden des Anbieters vorliegt.
  2. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen. Für anfängliche Mängel haftet der Anbieter nur, wenn er den Mangel kannte oder kennen musste und den Kunden nicht informiert hat.
  3. Die Software ersetzt keine eigenständige fachliche Beurteilung. Die Ergebnisse der Testauswertungen prüft und verantwortet der Kunde fachlich.
  4. Mängelansprüche bestehen nicht, soweit der Mangel darauf beruht, dass der Kunde die Software unter nicht vereinbarten Einsatzbedingungen oder in einer nicht vereinbarten Systemumgebung, unter Verstoß gegen §§ 8 und 10 oder nach nachteiliger Veränderung durch ihn selbst oder Dritte nutzt.
  5. Der Kunde meldet Mängel nachvollziehbar und detailliert unter Angabe der Arbeitsschritte, der Erscheinungsweise und der Auswirkungen. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb seiner Geschäftszeiten durch kostenfreie Nachbesserung innerhalb angemessener Frist. Der Kunde unterstützt den Anbieter dabei in zumutbarem Umfang.

§ 13 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei Übernahme einer Garantie.
  2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesen Fällen auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
  3. Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  4. Die Haftung nach Absatz 2 ist je Vertragsjahr auf das Zweifache der vom Kunden in diesem Vertragsjahr gezahlten Nettovergütung begrenzt. Absatz 1 bleibt unberührt.
  5. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Eine Änderung der gesetzlichen Beweislast ist damit nicht verbunden.

§ 14 Datenschutz

  1. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO in der bei Vertragsschluss bereitgestellten Fassung; er ist Bestandteil dieses Vertrages. Gegenstand der Auftragsverarbeitung sind ausschließlich die Nutzerdaten, die für Anlage, Verwaltung und Authentifizierung der Nutzerkonten erforderlich sind. Auf Wunsch des Kunden schließen die Parteien den AVV zusätzlich in einer gesonderten, von beiden Seiten unterzeichneten Fassung.
  2. Testdaten und Patientendaten werden ausschließlich lokal im Browser des jeweiligen Nutzers verarbeitet und zu keinem Zeitpunkt an die Server des Anbieters übertragen. Sie sind nicht Gegenstand der Auftragsverarbeitung.
  3. Bestands-, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten des Kunden verarbeitet der Anbieter zur Vertragsabwicklung, zur Rechnungsstellung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als eigener Verantwortlicher. Hierüber informiert er in seiner Datenschutzerklärung.
  4. Der Einsatz von Subunternehmern, die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende sowie Nachweis- und Kontrollrechte richten sich nach dem AVV.

§ 15 Rechte an Software und Daten

  1. Die Software, die Dokumentation, Marken und sonstige Schutzrechte stehen dem Anbieter zu. Der Kunde erhält das Nutzungsrecht nach § 2 Abs. 2.
  2. Die vom Kunden eingestellten Daten bleiben dem Kunden zugeordnet. Der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistungen und nach Weisung des Kunden (§ 14). Eine Nutzung zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Zulässig bleibt die Auswertung aggregierter, nicht personenbezogener Nutzungsdaten zur Sicherheit, zum Betrieb und zur Verbesserung der Software.

§ 16 Schlussbestimmungen

  1. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen den Parteien gilt ausschließlich deutsches Recht.
  2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Göttingen). Gesetzliche ausschließliche Gerichtsstände bleiben unberührt.
  3. Erklärungen nach diesem Vertrag, insbesondere Kündigungen, bedürfen der Textform (§ 126b BGB); E-Mail genügt.
  4. Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung zum Beginn einer Verlängerungsperiode ändern. Er teilt die Änderung mindestens acht Wochen vor Ende der laufenden Vertragsperiode in Textform mit und stellt die neue Fassung zur Verfügung. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Ende der laufenden Vertragsperiode kündigen; kündigt er nicht, gilt die neue Fassung für die Verlängerungsperiode. Für die laufende Vertragsperiode bleibt die vereinbarte Fassung maßgeblich.
  5. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

Fassung 06/2026, gültig ab 01.07.2026.