Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

  1. Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Kliniken, MVZ, Ausbildungsinstitute und Praxen). Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
  2. Individuelle Nebenabreden (z. B. im Angebot) haben im Konfliktfall Vorrang vor diesen AGB.

§ 2 Gegenstand und Leistungen

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Software „PsyCalc“ zur Auswertung von psychologischen Testverfahren als SaaS-Lösung (Cloud-Dienst) zur Verfügung.
  2. Die Leistung umfasst die aktuelle Softwareversion, erforderliche Rechenleistung, Speicherplatz und Datensicherung auf Servern innerhalb der EU. Der Anbieter schuldet nicht die Datenverbindung vom Kunden bis zur Software.

§ 3 Vertragsabschluss, Bestellwege, Einbeziehung der AGB

  1. Bei Direktbestellungen erstellt der Anbieter auf Anfrage des Kunden ein individuelles Angebot in Textform (z. B. E-Mail, PDF). Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde dieses Angebot innerhalb der darin genannten Frist in Textform annimmt oder eine entsprechende Bestellung auf dieser Grundlage abgibt. Die konkreten Vertragsparameter (Tarif, Preis, Vertragsbeginn, Nutzeranzahl, ggf. weitere Konditionen) ergeben sich aus dem Angebot.
  2. Beim Checkout gibt der Kunde durch das Durchlaufen des Online-Bestellprozesses auf der Website des Anbieters ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter dieses Angebot durch eine Auftragsbestätigung in Textform (z. B. per E-Mail) annimmt.
  3. Die jeweils zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen AGB werden dem Kunden im Rahmen der Bestellung (Direktbestellung oder Checkout) in Textform zur Verfügung gestellt und mit Vertragsschluss Bestandteil des Vertrages.
  4. Für alle Bestellungen – unabhängig vom Bestellweg – gelten diese AGB. Ergänzend gelten:
    • bei Direktbestellungen das individuelle Angebot,
    • beim Checkout die zum Zeitpunkt der Bestellung dargestellten Tarif- und Leistungsinformationen sowie Preisangaben auf der Website.

§ 4 Testphase

  1. Bei Registrierung über die Website kann der Kunde einmalig pro Organisation eine kostenfreie Testphase von 14 Tagen nutzen, sofern und soweit diese Testphase auf der Website angeboten wird.
  2. Die Testphase dient ausschließlich der Erprobung der Software durch den Kunden. Während der Testphase kann der Funktionsumfang im Vergleich zu einem vollwertig gebuchten Tarif eingeschränkt sein; Einzelheiten ergeben sich aus der Beschreibung auf der Website.
  3. Die Testphase endet automatisch nach Ablauf der 14 Tage; ein Übergang in einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nur, wenn der Kunde während oder nach der Testphase aktiv eine Bestellung (Direktbestellung oder Checkout) vornimmt.
  4. Eine erneute Testphase über denselben Kunden bzw. dieselbe Organisation hinaus ist nur zulässig, wenn dies mit dem Anbieter ausdrücklich in Textform vereinbart wurde.
  5. Bei unzulässiger wiederholter Inanspruchnahme der Testphase (z.B. durch Nutzung mehrerer/künstlich angelegter E‑Mail‑Adressen oder Umgehung technischer/organisatorischer Beschränkungen) kann der Anbieter Zugänge sperren und Testkonten löschen. Der Kunde ersetzt den dadurch entstandenen Schaden, insbesondere angemessene Verwaltungs‑, Prüf‑ und Sperrkosten; der Nachweis eines geringeren Schadens bleibt vorbehalten. Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

§ 5 Ausbildungstarif

  1. Der vergünstigte Tarif für Psychotherapeuten in Ausbildung (PiA) steht ausschließlich natürlichen Personen offen, die ihre ambulanten Behandlungsstunden in Instituts- oder Lehrpraxen als selbständige Tätigkeit erbringen und dabei als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handeln. Der Anbieter ist berechtigt, geeignete Nachweise (z. B. Ausbildungsnachweis) vor Vertragsschluss und während der Vertragslaufzeit anzufordern.
  2. Eine Nutzung durch Organisationen (Kliniken, Praxen) ist unzulässig. Ausbildungsinstitute können den Tarif ausschließlich für ihre in Ausbildung befindlichen Personen als Organisationsvertrag erwerben und bereitstellen.
  3. Bei unberechtigter Registrierung oder Nutzung ist der Anbieter berechtigt, die Nutzung zu sperren und den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen; Ansprüche auf Vergütung zum regulären Tarif für bereits erbrachte Leistungen sowie Schadensersatz bleiben vorbehalten.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

  1. Die konkrete initiale Vertragslaufzeit (Beginn und erste Laufzeitperiode) ergibt sich
    • bei Direktbestellungen aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung oder
    • beim Checkout aus den Angaben im Checkout und der Auftragsbestätigung.
  2. Unabhängig vom Bestellweg beträgt die Mindestvertragslaufzeit jeweils ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere einjährige Vertragsperioden, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
  3. Kündigungsfristen:
    • Direktbestellung: Kündigung durch beide Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragsperiode in Textform.
    • Checkout: Kündigung jederzeit bis zum letzten Tag der laufenden Vertragsperiode über die im Account bereitgestellte Kündigungsfunktion bzw. in Textform; die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden Vertragsperiode.
  4. Das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn
    • der Kunde mit fälligen Zahlungen in nicht unerheblichem Umfang in Verzug ist und trotz Mahnung und angemessener Fristsetzung nicht leistet,
    • der Kunde gegen wesentliche vertragliche Pflichten, insbesondere zur Nutzung der Software gemäß § 11 (Verbotene Nutzungen), nachhaltig verstößt,
    • eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für die kündigende Partei unzumutbar ist.
  5. Der besonders vergünstigte Ausbildungstarif ist ausschließlich Personen in Ausbildung vorbehalten; Organisationen (Praxen, MVZ, Kliniken) sind davon ausgeschlossen. Bei unberechtigter Registrierung oder Nutzung kann der Anbieter die Nutzung bis zur Vorlage eines Berechtigungsnachweises sperren und den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen; Ansprüche auf Vergütung zum regulären Tarif für bereits erbrachte Leistungen sowie Schadensersatz bleiben vorbehalten.
  6. Bei Leistungshindernissen durch höhere Gewalt ruht die Leistungspflicht des Anbieters solange, wie die höhere Gewalt andauert. Dauert das Leistungshindernis länger als 7 aufeinanderfolgende Tage an, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich in Textform zu kündigen.

§ 7 Vergütung, Preise und Zahlungsbedingungen

  1. Die Höhe der Vergütung (Entgelt), die Abrechnungsperiode (z. B. quartalsweise/jährlich), das konkrete Nutzerlimit, etwaige Zusatzleistungen sowie der Vertragsbeginn ergeben sich
    • beim Checkout aus dem gewählten Tarif (Tarifbeschreibung auf der Website) und der Auftragsbestätigung,
    • bei Direktbestellungen aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung.
  2. Sofern nicht abweichend vereinbart, versteht sich die Vergütung als Nettobetrag zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
  3. Der Anbieter stellt die Vergütung zu Beginn der Vertragslaufzeit bzw. der jeweiligen Abrechnungsperiode in Rechnung. Die Zahlungsfrist beträgt grundsätzlich 14 Tage ab Rechnungsdatum, sofern im Angebot, im Checkout‑Prozess oder auf der Rechnung nichts Abweichendes angegeben ist.
  4. Rechnungen werden grundsätzlich elektronisch (z. B. per E-Mail) zur Verfügung gestellt. Soweit rechtlich erforderlich oder vereinbart, kann der Anbieter strukturierte elektronische Rechnungen nach den jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben (z. B. EN 16931) ausstellen.
  5. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann der Anbieter Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe nach § 288 BGB verlangen. Darüber hinaus ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software ganz oder teilweise zu sperren, bis sämtliche rückständigen Beträge beglichen sind. Der Anbieter wird den Kunden vor einer Sperre unter Setzung einer angemessenen Nachfrist in Textform mahnen.
  6. Gerät der Kunde mit zwei aufeinanderfolgenden Zahlungen oder einem wesentlichen Teil dieser Zahlungen in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen (§ 5 Abs. 4), nachdem er zuvor eine angemessene Nachfrist gesetzt hat.

§ 8 Nutzerkreis, Nutzerverwaltung und Nutzerlimits

  1. Der Kunde ist berechtigt, ausschließlich angestellte Mitarbeiter bzw. vergleichbare Personen seiner Organisationseinheit (z. B. Abteilung einer Klinik, MVZ, Praxis) zur Nutzung der Software zu berechtigen. Eine Nutzung durch Dritte außerhalb der Organisation des Kunden ist ohne ausdrückliche Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.
  2. Das zulässige Nutzerlimit (Anzahl gleichzeitig aktiv berechtigter Nutzer) ergibt sich
    • beim Checkout aus der Tarifbeschreibung auf der Website,
    • bei Direktbestellungen aus dem jeweiligen Angebot bzw. Vertrag.
    Ist der Kunde ist berechtigt, beliebig viele angestellte Mitarbeiter seiner Organisationseinheit zur Nutzung der Software zu berechtigen, wird die Anzahl der aktiven Nutzer initial auf maximal 35 Nutzer begrenzt, um eine sorgfältige Verwaltung und Löschung ausgeschiedener Mitarbeiter sicherzustellen. Zusätzliche Nutzer können jederzeit auf Anfrage freigegeben werden. Der Anbieter bearbeitet solche Anfragen innerhalb von 5 Werktagen.
  3. Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzerverwaltung eigenständig in der Software vorzunehmen. Er hat insbesondere
    • neue Nutzer nur im zulässigen Rahmen anzulegen,
    • nicht mehr beschäftigte oder nicht mehr berechtigte Nutzer unverzüglich zu deaktivieren oder zu löschen,
    • die Nutzerliste regelmäßig zu überprüfen und aktuell zu halten.

§ 9 Zugang und Sicherheit

  1. Der Zugang erfolgt durch Angabe der E-Mail-Adresse auf der Login-Seite (https://psycalc.de/login) und Zusendung eines jeweils einmalig gültigen, zeitlich beschränkten Einmalpassworts.
  2. Das Einmalpasswort dient dem Ausschluss unberechtigter Nutzung und ist vor unbefugtem Zugriff zu schützen; eine Weitergabe an unberechtigte Dritte ist untersagt. Sicherheitsvorfälle (verdächtige Zugriffe, unbefugte Nutzung) sind dem Anbieter unverzüglich zu melden.

§ 10 Verfügbarkeit und Wartung

  1. Der Anbieter stellt die Software mit einer im B2B-Bereich üblichen Verfügbarkeit bereit, ohne eine bestimmte Mindestverfügbarkeit zu schulden, und schuldet insbesondere keine unterbrechungsfreie Nutzung.
  2. Der Anbieter ist berechtigt, die Nutzung für Wartung, Sicherheitsupdates und Systemverwaltung einzuschränken oder zu unterbrechen. Wartungen erfolgen außerhalb der Geschäftszeiten.

§ 11 Updates und Weiterentwicklung

  1. Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Verbesserungen und Sicherheitsupdates werden automatisch bereitgestellt.
  2. Der Kunde hat keinen Anspruch auf bestimmte Funktionen oder zeitliche Vorgaben. Funktionserweiterungen können eine Vertragsänderung mit neuer Preisgestaltung erfordern.

§ 12 Verbotene Nutzungen

Der Kunde darf die Software nicht:

  • zu Spam, übermäßiger Last oder Angriffen nutzen
  • mit Schadsoftware infizieren oder manipulieren
  • dekompilieren, reverse-engineeren oder vervielfältigen
  • an Dritte weitergeben, unterlizenzieren oder untervermieten
  • Markenerklärungen oder Schutzrechtsvermerke entfernen

§ 13 Support

  1. Der Anbieter bietet Support über FAQ unter https://psycalc.de/hilfe-faq sowie per E-Mail und Telefon. Der Kunde hat nur Anspruch auf die von dem Anbieter tatsächlich aktuell angebotenen Supportleistungen.
  2. Der Anbieter bietet dem Kunden optional an, für technischen Support einen sicheren Remote-Zugriff auf die Kundensysteme durchzuführen, sofern der Kunde diesem zuvor zustimmt. Der Kunde kann dieses Angebot jederzeit ablehnen oder eine durchgeführte Remote-Session beenden. Remote-Sessions erfolgen kostenlos.

§ 14 Gewährleistung

  1. Der Anbieter leistet nach den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen Gewähr für die Software, soweit nachfolgend nicht ein anderes geregelt ist. Der Anbieter leistet die Gewähr nur im Rahmen der Eigenschaften der von ihm angebotenen und beschriebenen Software. Der Anbieter leistet keine Gewähr dafür, dass die Software den Interessen oder betrieblichen Besonderheiten des Kunden entspricht, soweit nicht ein entsprechendes Beratungs- oder sonstiges Verschulden des Anbieters vorliegt.
  2. Ausgeschlossen ist eine etwaige verschuldensunabhängige Haftung gem. § 536a BGB des Anbieters für anfängliche Mängel. Für anfängliche Mängel haftet der Anbieter nur, wenn er diesen Mangel kannte oder hätte kennen müssen und den Kunden nicht entsprechend informiert hat.
  3. Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen entsprechend der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung funktioniert. Eine völlige Fehlerfreiheit der Software, insbesondere der Testauswertungen, kann nicht zugesichert werden.
  4. Die Software ersetzt keine eigenständige fachliche Beurteilung durch den Kunden. Ergebnisse der Testauswertungen sind vom Kunden stets fachlich zu prüfen und zu verantworten.
  5. Der Kunde hat keinen Anspruch wegen Mängeln, wenn die Software nicht ordnungsgemäß funktioniert, weil der Kunde sie unter nicht vereinbarten Einsatzbedingungen oder in einer nicht vereinbarten Systemumgebung oder sonst unter Verstoß gegen § 8 dieses Vertrages nutzt oder sie selbst oder durch Dritte nachteilig verändert hat.
  6. Der Kunde ist verpflichtet, etwaige Mängel nachvollziehbar und detailliert zu melden. Dabei hat der Kunde insbesondere die Arbeitsschritte, die zum Auftreten des Mangels geführt haben, die Erscheinungsweise sowie die Auswirkungen des Mangels anzugeben.
  7. Meldet der Kunde einen Mangel, obwohl er die Fehlfunktion selbst zu vertreten hat, ist der Anbieter berechtigt, dem Kunde die Kosten für den geleisteten Support zu den zu diesem Zeitpunkt jeweils gültigen Beratungspreisen des Anbieters zu berechnen, hilfsweise anhand der üblichen und angemessenen Kosten für eine solche Supportleistung.
  8. Die Behebung von Mängeln erfolgt innerhalb der Geschäftszeiten des Anbieters durch kostenfreie Nachbesserung der Software. Hierfür steht dem Anbieter eine angemessene Frist zu.
  9. Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter in zumutbarem Maße bei der Beseitigung von Mängeln zu unterstützen.

§ 15 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt
  • bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit
  • bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
  • nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie
  • bei Übernahme einer Garantie, soweit nichts anderes geregelt ist
  1. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
  2. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  3. Soweit nicht in Abs. (1) abweichend geregelt, ist die Haftung des Anbieters aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag – gleich aus welchem Rechtsgrund – bei einfacher Fahrlässigkeit der Höhe nach je Vertragsjahr begrenzt auf das Zweifache der vom Kunden in dem Vertragsjahr gezahlten Nettovergütung.
  4. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Eine Änderung der gesetzlichen Beweislast ist hiermit nicht verbunden.

§ 16 Datenschutz und Datenverarbeitung

  1. Der Anbieter unterliegt der DSGVO. Ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil dieses Vertrages.
  2. Testdaten und Patientendaten werden ausschließlich lokal im Browser des Nutzers verarbeitet und nicht auf den Servern des Anbieters gespeichert.
  3. Kundendaten (Authentifizierung, Abrechnung) unterliegen dem AVV und werden nur zur Vertragserfüllung verarbeitet.
  4. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

§ 17 Subunternehmer

  1. Der Anbieter nutzt Subunternehmer u.a. für Hosting, Monitoring, E-Mail-Versand und Finanzservice (aktuelle Liste im AVV).
  2. Der Anbieter informiert über neue oder weggefallene Subunternehmer. Der Kunde kann innerhalb von 14 Tagen schriftlich Widerspruch einlegen. Ist die Vertragserfüllung ohne den neuen Subunternehmer nicht zumutbar, kann der Anbieter außerordentlich kündigen.

§ 18 Urheberrechte und Datenhoheit

  1. Die Software, Dokumentation und Marken bleiben Eigentum des Anbieters.
  2. Die vom Kunden eingespeisten Daten bleiben dessen Eigentum. Der Anbieter darf diese ausschließlich zur Vertragserfüllung verarbeiten, einschließlich Sicherung und Optimierung der Datenstruktur.

§ 19 Gerichtsstand und anwendbares Recht

  1. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Göttingen).
  2. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen den Parteien gilt ausschließlich deutsches Recht.
  3. Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag gültig. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine rechtlich wirksame Regelung ersetzt.

§ 20 Schlussbestimmungen und Form

  1. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform (§ 126b BGB).
  2. Diese AGB enthalten die gesamte Vereinbarung für die geregelten Gegenstände; Vorherige Absprachen treten außer Kraft.